L’assemblée générale extraordinaire a eu lieu à la maison des sociétés à Frontenex à 17h30.

Suite à la démission de Grégory, un nouveau Président doit être élu.
David s’est présenté au poste de Président, il est élu à l’unanimité à ce poste. Julien est élu comme Vice-Président.

Compte rendu de la réunion – Organisation du Loto

Cette réunion a été l’occasion de discuter de l’organisation du loto à venir. Plusieurs points ont été abordés pour assurer le bon déroulement de l’événement.

Organisation Générale

• Les gazelles partiront le 3 mai.

• Un contact ayant déjà organisé un loto pour les pompiers pourrait être sollicité pour des conseils.

• La sonorisation nécessitera 2 à 3 micros, qui seront demandés à la mairie. Du matériel supplémentaire pourra être mis à disposition si besoin.

• Le loto comprendra 8 parties, réparties comme suit : 3 parties – entracte – 3 parties – entracte – 2 parties.

• Ouverture des portes prévue à 11h30.

• Un tampon dateur sera nécessaire, un modèle est déjà proposé en prêt.

• Un règlement du loto devra être établi et affiché sur les tables, accompagné de la liste des quines et des lots.

Petite Restauration

Les produits proposés seront :

• Pop-corn (Saveur de nos fermes)

• Hot-dogs

• Bugnes

• Barres chocolatées

• Boissons : café, bière, vin rouge, vin blanc, thé

• Prévoir des nappes et racheter de l’encre pour l’organisation.

Logistique et Préparatifs

• Opération caddy : Demander 2 caddies vides à Netto et prévoir un carton dédié à cette action.

• Pré-réservations : Mettre en place un numéro de téléphone avec une plage horaire dédiée.

• Demandes administratives :

• Effectuer la demande de débit de boissons auprès de la mairie.

• Faire la déclaration spéciale lotos.

• Sponsoring : Préparer une liste des sponsors potentiels et envoyer un courrier aux commerçants, agences de voyage, restaurants, magasins de jouets, centres équestres, salles de sport, etc.

• Gestion des lots :

• Rédiger un courrier de demande de lots pour les commerçants.

• Fournir un courrier d’attestation de réception des lots obtenus.

Ressources Humaines

• Sur scène : 3 personnes

• En salle : 2 personnes

• Placement en salle : 3 personnes

• Opération caddy : 2 personnes

Communication et Promotion

• Affichage des annonces prévu pour fin avril.

Prochaine Réunion

Une nouvelle réunion sera programmée à la rentrée des vacances de février pour finaliser l’organisation.