La réunion a eu lieu le mercredi 18 octobre 2023 à 18h30 à la maison des Sociétés.

L’ordre du jour principal de cette réunion était l’organisation du marché de Noël.

Résumé de la réunion

Le Marché de Noël est prévu pour le dimanche 3 décembre 2023, en concurrence avec un autre marché à Mercury. L’objectif est d’attirer un maximum d’exposants malgré cela.

Une inspection des lieux est nécessaire le vendredi avant l’événement et le lundi suivant.

Actions envisagées :

• Étude de la vente de sapins avec tarifs demandés à la société BAUDIN Sapins.
• Proposition de balades à poney par le centre équestre de Frontenex.
• Organisation d’un atelier maquillage, en contactant la maquilleuse de l’année précédente.
• Présence du Père Noël avec vente de photos.
• Vente d’huîtres et de crêpes reconduite, avec une meilleure gestion des stocks de boissons.
• Nouvelle tombola avec recherche d’un responsable autre que la présidente.
• Participation des bénévoles de la bibliothèque pour un atelier
• Réalisation de vin chaud : qui le gèrera ?
• Buvette et restauration dont vente de frites (gestion de friteuse et de la quantité de nourriture).

Exposants :

• Rédaction et diffusion du règlement et du formulaire d’inscription, avec un maximum de 30 exposants et une flexibilité pour les inscriptions tardives.
• Restrictions sur l’utilisation de l’électricité par les exposants et ajustement des tarifs des stands.

Communication :

• Installation d’une banderole et création d’une nouvelle affiche plus impactante.
• Finalisation d’un site pour inscriptions de bénévoles et communication sur l’existence de la page Facebook et autres moyens de contact de l’association.

Demande Mairie :

• Vérification avec la mairie sur le besoin d’un protocole de sécurité spécifique pour l’événement.
• Prêt du matériel musical par la mairie.

D’autres initiatives :

• Discussion sur la vente d’objets avec des dessins d’enfants pour Pâques.
• Organisation à venir d’un loto avec « Les Gazelles » et d’autres actions.
• Gestion des inscriptions et des commandes via le site HelloAsso en développement.
• Gestion des membres inactifs sur Signal et besoin de nouveaux administrateurs pour la page Facebook de l’association.

La prochaine réunion pour finaliser l’organisation est prévue le mercredi 15 novembre. La réunion s’est terminée à 20h15.